Die Nutzung von Messenger-Diensten wie WhatsApp, um Kontakt zu Kunden oder Interessenten zu halten, gehört bei vielen Unternehmen, Selbständigen oder Handwerkern zu den üblichen Kommunikationsmitteln. In einigen Branchen ist es auch fast nur per WhatsApp möglich, Kontakt mit dem Unternehmen zu bekommen.
So praktisch die Nutzung sein mag, so führt sie doch zu Herausforderungen, an die man bei der Einführung nicht unbedingt denkt.
Erwähnt sei an dieser Stelle, auch wenn es allseits bekannt sein dürfte, dass Aufsichtsbehörden bereits mehrfach öffentlich betonten, dass die Verwendung von WhatsApp durch Unternehmen zur betrieblichen Kommunikation gegen die DS-GVO verstoße. Verfahren gegen die betriebliche Nutzung oder sogar die Nutzung durch Geheimnisträger wie z.B. Rechtsanwälte, Tierärzte oder Logopäden oder Physiotherapeuten sind bisher nicht bekannt.
Kann Auskunft über die Daten in WhatsApp verlangt werden?
Jede betroffene Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, hat Anspruch auf Auskunft nach Art. 15 Abs. 1 DS-GVO und Anspruch auf eine (Daten)Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DS-GVO gegenüber dem Verantwortlichen. Dies gilt von daher für Kunden, aber auch im Falle von vorvertraglichen Anfragen.
Gemäß Artikel 4 Nr. 1 DS-GVO sind „personenbezogene Daten“ in diesem Sinne alle Informationen, die sich auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen. Eine „Verarbeitung von Daten“ stellt gemäß Artikel 4 Nr. 2 DS-GVO jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten dar.
Ihre Kunden können daher von Ihnen eine Bestätigung darüber verlangen, ob Sie ihre personenbezogene Daten mit WhatsApp verarbeiten und wenn dies der Fall ist, haben sie ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten. Weiterhin können Kunden oder Interessenten auf Antrag vom Verantwortlichen eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, verlangen.
Kopie des Chatverlaufs
Das LG Bonn hat in seinem Urteil vom 01.07.2021, Az.: 15 O 372/20 ausgeführt, dass aufgrund der Weite des Auskunftsanspruchs auch die gespeicherte elektronische Kommunikation von dem Auskunftsanspruch umfasst sei. Dies entspricht der weiten Auslegung des BGH im Urteil vom 15.06.2021, der auch Schreiben mit ihrem Inhalt einbezieht, weil es sich um personenbezogene Daten handle. Entsprechend fällt unter den Auskunftsanspruch neben den Kontaktdaten und der Mobilnummer auch der gesamte Chat-Verlauf aus WhatsApp.
Jetzt mag der ein oder andere einwenden, dass der Kunde oder Interesst doch den ganzen Chat-Verlauf in seiner WhatsApp – App habe. Auch die Rechtsprechung ging anfänglich davon aus, dass von dem Auskunftsanspruch und dem Anspruch auf Kopie nicht die personenbezogenen Daten umfasst seien, die der Ersuchende bereits selbst habe bzw. das Auskunftsrecht keine Dokumente umfasse, die der betroffenen Person bereits bekannt seien. Spätestens mit dem o.g. Urteil des BGH ist dies nicht mehr vertretbar.
Umfang der Datenkopie
Eine Kunde oder Interessent kann daher entweder die Kopie des gesamten Chat-Verlaufs oder den Chat-Verlauf innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlangen. Von daher sollten Sie sich frühzeitig um eine Sicherung des Chat-Verlaufs kümmern. Dies umso mehr, als der Anspruch auf Auskunft drei Jahre lang geltend gemacht werden kann. Ebenso müssen Sie der Aufsichtsbehörde gegenüber nachweisen können, dass sie den Anspruch erfüllt haben. Von daher sollten Sie eine Richtlinie haben, wie mit den personenbezogenen Daten bei WhatsApp oder anderen Messengern umzugehen ist.
Zu den Anforderungen des Datenschutzes können für Verantwortliche ergänzend zivilrechtliche und steuerrechtliche Anforderungen für die Chats hinzukommen. Chats der Messenger-Dienste können auch bei einer Betriebsprüfung herangezogen werden.
Sollten Sie Fragen zur Nutzung von WhatsApp oder anderen Messengern im beruflichen Umfeld oder allgemein zum Datenschutz haben, berate ich Sie als Verantwortlichen gern. Eine erste telefonische Beratung ist kostenfrei.
