Finanzanlagenvermittler und Finanzanlagen-Honorarberater verarbeiten unzählige personenbezogene Daten. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung von Verträgen oder rechtlichen Verpflichtungen erforderlich sowie aus Gründen des berechtigten Interesses. Eine rechtliche Verpflichtung ist die Erfüllung der Identifikationspflichten nach dem GWG.
Allgemeine Sorgfaltspflichten des GWG
Die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erfolgt bei der Erfüllung der Identifikationspflichten nach dem GWG. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Finanzanlagevermittler durch das GWG unterliegt. Finanzanlagenvermitter sind grundsätzlich Finanzunternehmen und somit Verpflichtete nach dem GWG. Sie haben im Rahmen ihrer allgemeinen Sorgfaltspflichten daher eine Identifizierung vorzunehmen – „Know Your Customer“.
Zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten von Finanzanlagenvermittlern gehört die Identifizierung des Vertragspartners und gegebenenfalls der für ihn auftretenden Personen. Die Identifizierung hat vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder vor Durchführung der Transaktion zu erfolgen.
Erhebung von Angaben und Informationen
Zum Zweck der Identifizierung müssen folgende Angaben des Vertragspartners und gegebenenfalls für diese auftretende Personen erhoben werden, wenn es sich um eine natürliche Person handelt:
Vorname und Nachname, Geburtsort, das Geburtsdatum die Staatsangehörigkeit und eine Wohnanschrift.
Der Vertragspartner hat dem Finanzanlagenvermittler zum Zweck der Identifizierung auch die Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die zur Identifizierung erforderlich sind. Ebenso haben Finanzanlagenvermittler Informationen über den Zweck und über die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung einzuholen und zu bewerten, soweit sich diese Information im Einzelfall nicht bereits zweifelsfrei aus der Geschäftsbeziehung ergeben.
Überprüfung
Finanzanlagenvermittler haben die erhobenen Angaben zu überprüfen. Die Überprüfung zum Zweck der Identifizierung kann bei natürlichen Personen z.B. durch einen gültigen amtlichen Ausweis erfolgen, der ein Lichtbild des Inhabers enthält und mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird. Dazu zählen z.B. ein gültiger Personalausweis oder gültiger Reisepass. Erfolgt die Überprüfung anhand dieser Unterlagen, so hat der Finanzanlagenvermittler auch die Art, die Nummer und die Behörde, die das zur Überprüfung der Identität vorgelegte Dokument ausgestellt hat, aufzuzeichnen. Werden derartige Dokumente vorgelegt, haben Finanzanlagenvermittler das Recht und die Pflicht, Kopien dieser Dokumente oder Unterlagen anzufertigen oder sie optisch digitalisiert zu erfassen. Dies ist einer der wenigen Fälle, in denen ein Gesetz das Anfertigen einer Kopie des Reisepasses bzw. Personalausweises ausdrücklich anordnet. Sollte die Identifikation mittels Video- und Tonaufnahmen erfolgt sein, sind auch diese aufzubewahren.
Aufbewahrung und Aufzeichnung der Belege
Aufzeichnungen können auch digital auf einem Datenträger gespeichert werden. Die Aufzeichnungen und sonstigen Belege sind 5 Jahre aufzubewahren, soweit nicht andere gesetzliche Bestimmungen über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen eine längere Frist vorsehen. Längere Pflichten enthält z.B. das Steuerrecht oder das Handelsrecht.
Auf jedem Fall aber müssen Aufzeichnungen und sonstigen Belege, nach Ablauf von 10 Jahren vernichtet werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt wurde. Somit lässt sich nach dem GWG bestimmen, wann die Löschfrist beginnt und abläuft.
Wegfall der Identifikationspflicht
Finanzanlagenvermittler, deren Haupttätigkeit darin besteht, Finanzanlagen zu vermitteln oder zu beraten, sind nicht zur Identifikation nach dem GWG verpflichtet, wenn es sich um Anlagen handelt, die wiederum von Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz vertrieben oder emittiert werden. Dadurch entfällt eine doppelte Identifikationspflicht. In diesem Falle handelt es sich bei den Finanzanlagenvermittler bzw. Honorarberatern nicht um Finanzunternehmen im Sinne des GWG und somit auch nicht um Verpflichtete.
Auslagerung der Identifikationspflicht auf Finanzanlagenvermittler
Zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten können Verpflichtete wie Kreditinstitute oder Kapitalanlageverwaltungsgesellschaften auch auf „Dritte“ oder „andere geeignete Personen“ zurückgreifen. Die Identifikationspflichten nach dem GWG können auch durch andere Unternehmen erbracht werden.
Finanzanlagenvermittler als Finanzunternehmen sind Verpflichtete im Sinne des GWG und müssen die allgemeinen Sorgfaltspflichten einhalten. In diesem Falle können Sie als „Dritter“ von Verpflichteten zur Erfüllung der eigenen allgemeinen Sorgfaltspflichten eingesetzt werden.
Finanzanlagenvermittler , die kein Finanzunternehmen sind, weil sie ausschließlich Anlagen vermitteln oder beraten, die von Verpflichteten nach dem GWG vertrieben oder emittiert werden, sind auch keine Verpflichteten nach dem GWG. Sie können aber als „andere geeignete Person“ aufgrund eines Vertrages verpflichtet werden, die allgemeinen Sorgfaltspflichten für Verpflichtete zu erfüllen. Kraft des (Auslagerungs)Vertrages müssen Sie die Anforderungen der § 10 Abs. 1 bis 4 GWG umsetzen. Die Aufbewahrungspflichten und Fristen nach dem GWG gelten für sie in diesem Falle nicht.
Es wird der Auffassung gefolgt, dass für die Verarbeitung personenbezogener Daten in beiden Fällen wegen § 11 a Abs. 3 GWG die Regelungen der § 11 a Abs. 1 und 2 GWG anwendbar sind. Rechtmäßig ist die Datenverarbeitung somit nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.
Sind Sie Finanzanlagenvermittler und haben Fragen zum Datenschutz? Gern berate ich Sie:
RA Christof Kolyvas
Datenschutz für Unternehmen, Selbständige und Vereine
Tel: +49 234 29831858
